Como escoger una impresora de oficina y ahorrar en costos.


Consejos para escoger una impresora de oficina y ahorrar en costos de funcionamiento. Características y tipos de uso que tienes que tener en cuenta a la hora de adquirir una impresora para tu área de trabajo.

Con la gran cantidad de productos en el mercado de las impresoras, se está haciendo cada vez más difícil seguir el ritmo en cuanto a las cosas que importan para tu oficina.

Dónde empezar:

El precio

El dicho “obtienes lo que pagas” encaja bien aquí; ten precaución con las ofertas de impresoras que parecen demasiado buenas para ser reales. En la mayoría de los casos los precios de sus cartuchos serán exorbitantes, y sus gastos de funcionamiento a largo plazo serán increíblemente altos. Fija el presupuesto según la compra de suma global inicial y las compras repetitivas de cartuchos a futuro, para que conozcas el valor de mercado que estás buscando.

Inyección de tinta o láser

Antes polos opuestos, actualmente son igualmente bien recibidas en la mayoría de las oficinas pequeñas, con solo dos puntos a considerar.

  1. Si vas a imprimir volúmenes de más de 500 páginas mensuales de forma consistente, una impresora láser probablemente sea la más adecuada, debido a que los tamaños de sus cartuchos están diseñados para imprimir a gran escala.
  2. Si una impresora tendrá muchos usuarios, cada uno con grandes demandas de impresión, la velocidad de impresión de una láser quizás no pueda seguir el ritmo.

Blanco y negro o color

Incluso si las necesidades actuales solo requieren el color negro, de todos modos recomendaría gastar un poco más por una máquina a color. Nunca sabes cuando las impresiones de la oficina pasarán a materiales promocionales, o si a los membretes se les añade un nuevo logo para llamar la atención. Considera una impresora con cartuchos de color individuales en vez de cartuchos de tres colores. Esto te ayudará a minimizar pérdidas y costos a largo plazo.

Consideraciones en torno a cartuchos

Disponibilidad

Algunos fabricantes firman acuerdos de distribución con selectos grupos de tiendas, lo que significa que solo ellas suministran los cartuchos. Esto no solo tiene como consecuencia precios más altos, si no también bajas repentinas en la oferta cuando la gama de cartuchos es retirada por dicha cadena de tiendas. Asegúrate que los cartuchos de la impresora que veas estén disponibles en muchas tiendas, y pregunta sobre la disponibilidad de cartuchos de terceros para realmente asegurar los gastos de funcionamiento futuros.

Volumen

Muy pocos fabricantes de impresoras reconocen hardware diseñado para uso masivo que se adapte a grandes volúmenes de impresión. Si caes en esta categoría ve si hay disponibles series de cartuchos normales y de alto rendimiento.

Características adicionales:

Impresoras multifuncionales

Determina las necesidades de tus empleados para con la impresora y las instalaciones disponibles ya en tu oficina. ¿Necesitarías una impresora multifuncional que proporcione beneficios tales como escaneo y copia, o ya cuentas con esto en tu oficina? Recuerda que aunque estos aparatos ahorran espacio en la oficina, podría significar hacer filas si muchos empleados quieren hacer uso de sus funciones al mismo tiempo ¿Y qué ocurriría si la máquina se descompone?

Redes

Puertos Ethernet son el requisito mínimo, lo que significa que más de un usuario pueda acceder fácilmente a la impresora. Pero vale la pena, considerando una impresora WiFi que reduzca los cables alrededor de la oficina, y que facilite el añadir nuevas impresoras a la red.

Dúplex

Aunque no es una necesidad, la posibilidad de imprimir automáticamente en ambos lados del papel puede ahorrar una gran cantidad de tiempo y hasta la mitad de tus costos en papel. Solo sé consciente de que las impresoras con dúplex incorporado pueden ocupar más espacio en el escritorio, debido a un bulto en la parte posterior de la máquina, lo que significa que no puede ponerse contra la pared.

Alimentador automático de documentos

Uno de estos habilita la copia a gran escala sin una alimentación manual de papel, lo que puede ahorrar una increíble cantidad de tiempo. Si necesitarás que la oficina de tu impresora escanee y copie, esto será de gran valor.

Consideraciones en torno al papel

Si tendrás una gran cantidad de trabajo para tu impresora, considera bandejas de papel de gran capacidad para ahorrar tiempo en reposición y peticiones de pausado en la impresora mientras está funcionando, que son un desperdicio de energía y también de tinta/tóner. Vale la pena revisar si la impresora tiene una bandeja de papel incorporada, que a veces proporcionan un potencial de hasta 4000 hojas adicionales. También revisa el peso del papel que la impresora idealmente soporta. La mayoría de las impresoras modernas pueden imprimir en  gramajes tan bajos como 75 gr, lo que nuevamente te ayudará a ahorrar en costos en papel.

Revisión en profundidad:

Si realmente quieres maximizar la eficiencia de tu impresora, hay algunas consideraciones que puedes tener para evitar contratiempos o problemas a largo plazo.

Requerimientos de instalación

Idealmente busca una máquina de encender e imprimir  que requiera el mínimo de esfuerzo para instalarse. Revisa comentarios y experiencias de usuarios de las impresoras para ver si se trata de un proceso demasiado complicado. Presta especial atención a las que necesita un software de instalación por separado para cada usuario, ya que esto es una pérdida significativa de tiempo y esfuerzo para cosas probablemente nunca utilices.

Rendimiento con poca tinta

Si se acaba el cartucho de tinta negra, algunas impresoras utilizan la fatal idea de mezclar todos los cartuchos de color para crear el color negro. Una “característica” increíblemente costosa para evitar en cualquier impresora que tengas en mente.

Consejos de la industria

Sigue estos consejos rápidos para ayudar a minimizar costos de impresión y hacer que los cartuchos de tinta de repuesto duren aún más. Solo dirígete al menú de ajustes de tu impresora y activa las siguientes funciones cuando imprimas documentos no oficiales.

Modo en borrador

Esto utiliza hasta un 50% menos de tinta por una pequeña pérdida en la calidad de impresión.

Impresión en escala de grises

Este ajuste convertirá tus documentos a blanco y negro. Quita el color que no necesitas del archivo y predomina el uso de tu cartucho negro al imprimir, para conservar los cartuchos de color más costosos para cuando los necesites (ten en cuenta que se seguirá utilizando una pequeña cantidad de tinta de color).

Configuración del papel

Tu impresora está programada para usar cantidades variadas de tinta y calor dependiendo del tipo de papel en el que se trabaja. Confirmar que la configuración es acorde al papel que utilizas puede significar un ahorro en ambos factores.

Espero que este artículo te ayude a encontrar la impresora perfecta para tu oficina y que te ahorre dinero.


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